Năm 2015, với chiến lược mở rộng ngành nghề sản xuất kinh doanh, Nicotex đã tiến hành sản xuất kinh doanh sản phẩm y dược. Tuy nhiên, do đây là một ngành nghề mới, sản phẩm đưa ra thị trường cũng mới, chính vì thế nên Công ty đã có những bước đi thận trọng để nhằm từng bước đưa sản phẩm tới người tiêu dùng trên thị trường toàn quốc.
Thực hiện chiến lược kinh doanh sản phẩm y dược, từ đầu quí 2/2016 công ty Nicotex đã chỉ đạo các đơn vị thành viên triển khai tổ chức hội nghị lồng ghép nhằm mục đích tuyên truyền về ngành nghề mới và sản phẩm y dược đến hệ thống khách hàng đang hợp tác kinh doanh sản phẩm thuốc BVTV và phân bón thông qua các hội nghị khách hàng.
Thông qua một số hội nghị lồng ghép vừa qua, bước đầu đạt những kết quả. Để hoạt động kinh doanh sản phẩm y dược đạt được mục tiêu đặt ra, ngoài các giải pháp truyền thông và xây dựng mạng lưới đưa sản phẩm vào thị trường thì cần phải đánh giá kết quả hoạt động tuyên truyền, giới thiệu và bán sản phẩm thông qua hội nghị lồng ghép để rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh kịp thời trong giai đoạn tới
Quy trình thực hiện Hội nghị lồng ghép:
Với các điều kiện thực tế của Nicotex hiện nay, thực hiện các Hội nghị lồng ghép cần phải có những bước đi thật cụ thể, tỉ mỉ thì mới đạt được những kết quả như mục tiêu đã đề ra. Chính vì vậy, Tổ chỉ đạo kinh doanh y dược đã căn cứ kế hoạch kinh doanh và triển khai các hội nghị khách hàng là đại lý sát người tiêu dùng của các đơn vị thành viên đã chủ động báo cáo với phòng Marketing, phòng Y dược để chuẩn bị phối hợp triển khai các nội dung trong hội nghị. Phòng Y dược là đơn vị phối hợp cùng các đơn vị thành viên, chuẩn bị tài liệu, tờ rơi, pano, sản phẩm … cung cấp cho đơn vị để tổ chức hội nghị.
Đối với các đơn vị thành viên thì phải xây dựng kế hoạch hội nghị, thảo luận với khách hàng là đại lý cấp 1 để thống nhất tư tưởng, thống nhất các nội dung chương trình, thời gian cho hội nghị. Đại lý cấp 1 là người phối hợp cùng công ty tổ chức hội nghị, chủ động gửi thông báo đến khách hàng mời tham gia hội nghị. Dựa trên các kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đã thống nhất với đại lý cấp 1, các đơn vị thông báo cho phòng Marketing, phòng Y dược hoặc cán bộ chuyên môn của công ty thành viên chuẩn bị nội dung thuyết trình giới thiệu ngành nghề, sản phẩm y dược trong hội nghị.
Khi thực hiện thuyết trình, người thuyết trình trình bày nội dung chương trình đã được đơn vị thành viên (chi nhánh) và khách hàng là đại lý cấp 1thống nhất. Cán bộ chuyên môn của công ty thành viên hoặc cán bộ Phòng Y dược hoặc đại diện ban Tổng giám đốc công ty thuyết trình giới thiệu nghành nghề, sản phẩm y dược tại hội nghị với thời gian theo kế hoạch đã hoạch định. Trong thời gian thực hiện hội nghị, cán bộ đơn vị thành viên tổ chức tư vấn và bán hàng cho khách hàng tham gia hội nghị khi họ có nhu cầu mua sản phẩm chăm sóc sức khỏe và lập danh sách thông tin khách hàng mua sản phẩm y dược của công ty để theo dõi để tiếp tục chăm sóc
Những bài học kinh nghiệm.
Các quy trình thực hiện hội nghị lồng ghép giữa sản phẩm y dược và thuốc BVTV cụ thể là như thế. Nhưng trên thực tế, khi thực hiện hội nghị thì đã có rất nhiều các vấn đề phát sinh mà chúng ta cần phải rút kinh nghiệm.
Trước tiên đó là trong công tác tổ chức, đón tiếp khách hàng:Đại đa số các cuộc hội nghị được tổ chức ở tại các nhà hàng, khách sạn khang trang, có phòng họp và phòng ăn rộng rãi, tương đối lịch sự, đảm bảo sự trân trọng của công ty với khách hàng. Tuy nhiên theo phản ánh của một số cán bộ tham gia phục vụ hội nghị, có thể do hạn chế về kinh phí tổ chức, chưa có niềm tin về hiệu quả của các cuộc hội nghị vì vậy có những cuộc hội nghị được tổ chức còn xuề xòa, thiếu tính chuyên nghiệp và chưa tương xứng với thương hiệu của công ty có tầm ảnh hưởng trên thị trường.
Trong công tác đón tiếp đại biểu: Với tấm lòng trân trọng khách hàng và mong muốn sự hợp tác phát triển, coi khách hàng là trung tâm, là người hợp tác, đồng hành và mang lại lợi ích cho cá nhân và tập thể vì vậy công tác đón tiếp khách hàng của các đơn vị rất chu đáo, thân tình. Tuy nhiên có thể do thiếu kỹ năng giao tiếp, ít kinh nghiệm tổ chức hội nghị và có thể do sự gắn kết với khách hàng hạn chế hoặc chưa có sự hiểu biết về người giúp mình đưa sản phẩm đến người tiêu dùng vì vậy một số cán bộ thể hiện tinh thần làm việc trong ngày hội nghị chưa thật sự chu đáo, thiếu nhiệt tình trong việc đón tiếp khách hàng, còn ỷ lại vào lãnh đạo chi nhánh, công ty trong việc đón tiếp khách.
Đối với công tác chuẩn bị tài liệu và kỹ năng tuyên truyền:
Do hạn chế và thiếu kiến thức chuyên môn vì vậy mặc dù rất cố gắng nhưng công tác chuẩn bị tài liệu về sản phẩm vẫn còn sơ sài về nội dung, chưa làm nổi bật những tính ưu việt của sản phẩm, chưa chỉ ra được sự khác biệt giữa sản phẩm của công ty với sản phẩm cùng loại trên thị trương vì vậy chưa củng cố được niềm tin của khách hàng với sản phẩm.Tài liệu thuyết trình chưa cập nhật được những hình ảnh minh họa sinh động để biểu thị cho mỗi thông tin cần truyền đạt, tạo điều kiện cho người nghe bằng trực quan dễ hiểu hơn là diễn thuyết bằng lời văn. Các file trình chiếu chưa đưa được ứng dụng kỹ thuật đồ họa vào để biểu diễn làm cho buổi thuyết trình thêm phong phú, sinh động. Cần ghép các file thuyết trình với các đoạn video mà các nhà khoa học nói về tác dụng của sản phẩm với sức khỏe con người, hoặc các thông tin nhu cầu dinh dưỡng cần bổ xung để trình chiếu giới thiệu trong thuyết trình tăng tính thuyết phục.
Công tác thuyết trình giới thiệu sản phẩm: Do yếu kiến thức chuyên môn, yếu kỹ năng thuyết trình, kỹ năng phân tích ….đây là rào cản cho việc tuyên truyền. Bài thuyết trình còn chưa làm nổi bật được tính ưu việt của sản phẩm, người thuyết trình còn tham nhiều thông tin mà chưa biết chắt lọc những thông tin căn bản cần làm nổi bật, cung cấp cho người nghe và điều tiết thời gian đảm bảo thời gian của hội nghị. Chưa làm cho người nghe cảm thấy hào hứng và hài lòng khi nghe thuyết trình.
Công tác bố trí sắp xếp thời gian trong cuộc hội thảo.
Vì là hội nghị lồng ghép với thuốc bảo vệ thực vật và phân bón, vì vậy khi tổ chức hội thảo phải xây dựng kế hoạch chi tiết về thời gian, phối hợp với đại lý cấp 1 đôn đốc khách hàng tham gia hội nghị đúng giờ đã hoạch định, để đủ thời gian đã phân bổ cho từng nội dung chuyển tải đầy đủ thông tin như mong muốn. Nội dung chuyển tải thông tin về thuốc BVTV là chủ yếu, nội dung dành cho giới thiệu sản phẩm y dược thường là gần cuối, cận giờ nghỉ nên tâm lý khách hàng bị phân tán, thông tin về sản phẩm y dược cần được bổ xung sinh động để gây cảm hứng cho người nghe. Cần chủ động khống chế thời gian trong hội nghị, nếu thời gian ngắn thì nói gắn gọn về đặc tính, tính ưu việt của sản phẩm, công dụng, nêu những bệnh có tác dụng rõ nhất mà khách hàng quan tâm nhất để gây sự chú ý và khuyến cáo tác dụng không mong muốn, cách dùng, quy cách sản phẩm.
Công tác chuẩn bị sản phẩm và bán hàng trong hội nghị
Trong các cuộc hội nghị lồng ghép cần chuẩn bị một số lượng hàng hóa nhất định, nếu khách hàng có nhu cầu thì cung cấp luôn cho khách hàng, không để tình trạng tuyên truyền xong khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm lại không có mà phải đăng ký và chuyển sau, làm như vậy sẽ làm nguội lạnh nhu cầu của khách hàng dễ bị thay đổi do tâm lý.Khi bán sản phẩm cho khách hàng cần có chính sách ưu đãi ngay trong ngày hội nghị và công bố rõ để kích thích nhu cầu. Và trong hội nghị phải tranh thủ thời gian tiếp xúc để tư vấn cụ thể hơn, tỏ thái độ chăm sóc ân cần tạo thêm sự tin tưởng với khách hàng.
Định hướng
Trong thời gian sắp tới, chúng ta cần tiếp tục đôn đốc triển khai các hoạt động giới thiệu ngành nghề và sản phẩm y dược của Nicotex trong tất cả các cuộc hội nghị khách hàng, hội nghị nông dân do các công ty thành viên tổ chức. Cùng với đó, cần khuyến khích các đơn vị thành viên lập danh sách khách hàng đã mua sản phẩm tại các cuộc hội nghị lồng ghép, yêu cầu các đơn vị thành viên nắm bắt thông tin khách hàng sử dụng sản phẩm đã mua trong các hội nghị lồng ghép để thường xuyên gọi điện chăm sóc trong quá trình sử dụng sản phẩm và gửi danh sách về phòng Y dược để lập sổ theo dõi, phối hợp chăm sóc. Công ty mẹ cũng yêu cầu các đơn vị thành viên đôn đốc tổ kinh doanh y dược, trao đổi, thảo luận đại lý khách hàng đã tổ chức và tham gia hội nghị lồng ghép hỗ trợ trong việc phát triển đại lý kinh doanh đưa sản phẩm y dược vào thị trường.
Tổ chỉ đạo tuyên truyền và kinh doanh y dược công ty thành viên, phòng Y dược phối hợp và tiếp tục hỗ trợ các đơn vị thành viên làm công tác tuyên truyền giới thiệu ngành nghề và sản phẩm y dược trong các cuộc hội nghị lồng ghép. Tổ chức tập huấn đào tạo hạt nhân là tuyên truyền viên cho các đơn vị trong hệ thống để các đơn vị chủ động tổ chức tuyên truyền trong các hội nghị lồng ghép, tư vấn sử dụng và bán sản phẩm cho khách hàng trong hội nghị. Hoàn thiện tài liệu tuyên truyền về sản phẩm làm căn cứ thuyết trình tại các cuộc hội nghị lồng ghép và định kỳ tổ chức rút kinh nghiệm trong công tác truyền thông giới thiệu ngành nghề và sản phẩm y dược trong các phương tiện, đặc biệt là tại hội nghị lồng ghép.
Làm được như thế, chắc chắn chúng ta sẽ đưa sản phẩm y dược của Nicotex tới được với người tiêu dùng một cách nhanh nhất mà tiết kiệm nhất, đó là điều mà bất cứ thành viên nào trong công ty cũng đều mong muốn.