Đến thời điểm này, tầm quan trọng của việc thực hiện dự án tái cấu trúc công ty có lẽ không cần nhắc lại nhiều vì đây là yêu cầu tất yếu của nền kinh tế hội nhập. Tái cấu trúc, các nhà quản lý của công ty thật sự lo lắng khi được thành lập với tổ chức mới và đi vào hoạt động. Vì thế, một hệ thống kiểm soát, quản lý có hiệu quả là rất cần thiết – đây là một trong những vấn đề sống còn giúp chúng ta đứng vững và tồn tại trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt này. Đặc biệt đối với các Chi nhánh, Xí nghiệp thì yêu cầu này lại càng trở nên vô cùng cấp thiết. Trong hệ thống kiểm soát và quản lý thì giữ vị trí quan trọng là hệ thống kế toán.
Ở phạm vi bài viết này, tôi trình bày sơ lược về hệ thống kiểm soát, quản lý và nêu rõ vai trò của hệ thống kế toán đối với hệ thống. Sau đó sẽ mô tả tình hình vận dụng công cụ kế toán để kiểm soát quản lý hiện nay và đưa ra một số ý kiến về việc xây dựng hệ thống kế toán sao cho có thể hỗ trợ tốt cho việc kiểm soát, quản lý trong các tổ chức.
Hệ thống kiểm soát, quản lý
Hệ thống kiểm soát, quản lý là sự hợp thành một cách logic các phương pháp nhằm thu thập và sử dụng thông tin để ra các quyết định về hoạch định và kiểm soát, thúc đẩy hành vi của người lao động, đánh giá việc thực hiện. Hệ thống kiểm soát quản lý có các mục tiêu rõ ràng cụ thể; Cán bộ quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu đó; Thông báo kết quả công việc đến từng bộ phận trong công ty; Hệ thống kiểm soát quản lý thích nghi nhanh chóng với những thay đổi môi trường hoạt động.
Hệ thống kiểm soát, quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội bộ, sau đó đánh giá việc thực hiện theo sát với mục tiêu đã xác định; Xác định mục tiêu lớn của đơn vị, đo lường việc thực hiện, và chỉ tiêu phấn đấu; Định kỳ, xem xét lại mục tiêu, không thay đổi mục tiêu. Những mục tiêu này nằm trong khuôn khổ dài hạn xây dựng kế hoạch xác định vị thế trên thị trường. Mục tiêu của đơn vị cần trả lời được câu hỏi “Chúng ta muốn đạt được cái gì?” nhưng nếu chỉ có mục tiêu thôi thì không đủ để thúc đẩy nhà quản lý mà phải có đo lường. Đo lường việc thực hiện là đưa ra định hướng và thúc đẩy nhà quản lý. Chỉ tiêu và mục tiêu là các mức độ lượng hóa một cánh cụ thể của việc đo lường.
Các bước then chốt là một hệ thống các hoạt động có liên quan ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị; Các nhân tố thành công là các hành động phải được thực hiện thật tốt nhằm hướng đơn vị theo mục tiêu đã định.
Vai trò của hệ thống kế toán trong hệ thống kiểm soát, quản lý
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát quản lý nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị đã đặt ra, việc thiết kế cần phải nhận biết có những tồn tại gì; xác định trách nhiệm; cân nhắc giữa chi phí và lợi ích; và đưa ra động lực để đạt được mục tiêu, những nỗ lực quản lý.
Để đạt được mục tiêu của đơn vị, hệ thống kiểm soát, quản lý phải phù hợp với cơ cấu tổ chức của đơn vị. Kiểm soát kết quả sản xuất, bán hàng. Kiểm soát theo khu vực có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận theo từng sảm phẩm hoặc theo từng vùng.
Việc sử dụng công cụ kế toán ở công ty
Hiện nay, một vài đơn vị đã có khái niệm về kiểm soát nhưng còn phân tán, tự phát và không có hệ thống rõ ràng, không theo quy định của công ty; Chưa có tính khoa học và hệ thống; Sự kiểm soát, đo lường việc thực hiện chủ yếu là dựa vào các qui định của công ty và phòng Tài chính – kế toán. Các báo cáo liên quan đến những sự việc đã qua và chủ yếu là cho đối tượng sử dụng ở bên ngoài doanh nghiệp (ví dụ như cơ quan Thuế) thì thực hiện đầy đủ. Trong khi đó những thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý hoặc khen thưởng cho những cá nhân làm tốt, xử phạt những người gây thiệt hại cho đơn vị lại không được ghi nhận đầy đủ, cụ thể và theo hệ thống. Điều này làm ảnh hưởng đến cách điều hành các hoạt động trong doanh nghiệp, gây tổn thất đến kinh tế.
Qua theo dõi và kiểm soát hoạt động của các chi nhánh xí nghiệp, thấy rằng vấn đề quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh còn có nhiều khác biệt và mang tính chủ quan, cảm tính. Xí nghiệp làm việc cũng có nội dung kiểm soát như kiểm soát thời gian lao động, sản lượng, hoặc các hoạt động quản lý,… nhưng những nội dung này không thể hiện rõ thành một hệ thống kiểm soát, quản lý. Vì vậy họ mong muốn có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu và sẵn sàng áp dụng nó nếu có người thiết kế xây dựng cho đơn vị họ.
Xây dựng hệ thống kế toán phục vụ kế hoạch tái cấu trúc công ty
Trước tiên các nhà quản lý phải xây dựng chiến lược lâu dài cho đơn vị khi tái cấu trúc. Chiến lược này phải dựa trên chiến lược của công ty, mục đích của đơn vị và các mục tiêu cụ thể. Các mục tiêu này phải có mối liên quan chặt chẽ với nhau cùng hỗ trợ nhau hướng đến mục đích chung của đơn vị.
Nhà quản lý phải phân tích các hoạt động của đơn vị để từ đó xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (ai chịu trách nhiệm chính về công việc gì), xác định mức độ trách nhiệm về chi phí, doanh thu hay lợi nhuận… Đây chính là bước xây dựng các trung tâm trách nhiệm. Từ việc phân tích rõ ràng, theo đó hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết kế để đảm bảo việc ghi chép, phản ánh được đầy đủ, rõ ràng, riêng biệt theo các chỉ tiêu của từng bộ phận.
Mỗi nhà quản lý ở từng bộ phận cần xác định mục đích cụ thể của bộ phận mình và quan hệ của chúng đến mục đích chung của toàn đơn vị. Bộ phận kế toán có trách nhiệm trong quá trình lập dự toán. Mục tiêu của việc lập dự toán là để xác định và phân bổ nguồn lực cho mỗi mục tiêu theo mục đích chung của toàn đơn vị. Như vậy, người quản lý từng bộ phận sẽ tập trung vào mục tiêu và chiến lược của bộ phận mình và gắn với mục tiêu chung. Nhà quản lý chỉ tập trung vào việc xác định mục đích và phát triển chiến lược, còn người kế toán thì chuyển các chiến lược thành các bản dự toán và tổng hợp các số liệu phát sinh thực tế để lập báo cáo kết quả hoạt động trong một kỳ, đánh giá kết quả hoạt động theo mục tiêu đã đặt ra.
Hội nhập toàn cầu là một xu thế tất yếu, Công ty Nicotex nói chung và các Chi nhánh, Xí nghiệp nói riêng muốn đứng vững trong nền kinh tế đang chuyển đổi mạnh mẽ của đất nước thì phải làm sao để có thể vận hành các hoạt động một cách hữu hiệu và hiệu quả. Xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý khoa học tiên tiến là một trong những vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý ở Nicotex phải quan tâm. Kiểm soát, quản lý chính là một công cụ sẽ giúp các đơn vị trong quá trình triển khai chiến lược và để đạt được mục đích của đơn vị.
Hà Văn Trở